کتاب مدیر 20 دقیقه ای برگزاری جلسات

کتاب «مدیر ۲۰ دقیقه‌ای برگزاری جلسات» (The 20-Minute Meeting Manager) از مجموعه کتاب‌های مدیریتی انتشارات هاروارد است که به مدیران و رهبران کمک می‌کند تا جلسات خود را سریع، مؤثر و سازنده برگزار کنند. این کتاب تمرکز ویژه‌ای بر برگزاری جلسات در مدت زمان کوتاه دارد و به شیوه‌ای سیستماتیک، راهکارهایی برای مدیریت زمان، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های بیهوده جلسات ارائه می‌دهد.

 هدف اصلی کتاب:

هدف کتاب این است که مدیران و رهبران را با ابزارها و تکنیک‌های کاربردی آشنا کند تا بتوانند جلسات را به گونه‌ای برگزار کنند که همزمان مؤثر، کارآمد و زمان‌بر نباشد. بسیاری از مدیران و تیم‌ها برای برگزاری جلسات زمان زیادی را صرف می‌کنند، اما اغلب این جلسات غیرمؤثر و بی‌نتیجه هستند. در این کتاب، نویسنده به خوانندگان آموزش می‌دهد که چگونه می‌توانند جلسات خود را در حدود ۲۰ دقیقه برگزار کرده و نتیجه‌ی مطلوبی بدست آورند.

 نکات کلیدی و ساختار کتاب:

1. جلسات کوتاه و متمرکز:

کتاب تأکید دارد که جلسات طولانی معمولاً باعث خستگی و کاهش تمرکز می‌شوند. به همین دلیل، پیشنهاد می‌شود که جلسات به ۲۰ دقیقه محدود شوند تا توجه و انرژی تمام اعضا در طول جلسه حفظ شود.

2. هدف‌گذاری دقیق جلسات:

یکی از نکات کلیدی این است که قبل از برگزاری هر جلسه، باید هدف مشخصی تعیین شود. بدون هدف مشخص، جلسات می‌توانند بی‌نتیجه و زمان‌بر باشند. هر جلسه باید با یک هدف مشخص و نتایج قابل اندازه‌گیری برگزار شود.

3. آماده‌سازی پیش از جلسه:

برای برگزاری جلسات مؤثر، باید قبل از برگزاری جلسه آماده‌سازی مناسب صورت گیرد. این شامل ارسال دستور جلسه، تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها و اطمینان از آمادگی تمام اعضا برای مشارکت در جلسه است.

4. مدیریت زمان به‌طور مؤثر:

یکی از بزرگترین چالش‌ها در جلسات، مدیریت زمان است. این کتاب تکنیک‌های مختلفی را برای مدیریت زمان در جلسات ارائه می‌دهد، مانند استفاده از تایمر، تعیین زمان‌بندی دقیق برای هر بخش از جلسه و جلوگیری از انحراف از موضوعات اصلی.

5. فرآیند تصمیم‌گیری سریع و مؤثر:

یکی از اهداف اصلی این کتاب تصمیم‌گیری سریع و مؤثر است. مدیران باید بتوانند تصمیمات لازم را در مدت زمان کوتاه بگیرند تا تیم‌ها بتوانند به سرعت اقدامات لازم را انجام دهند. این فرآیند باید به گونه‌ای باشد که همه اعضا به تصمیمات احترام بگذارند و در روند اجرا مشارکت داشته باشند.

6. ایجاد محیط مشارکتی:

در جلسات باید فضایی فراهم شود که اعضا بتوانند به راحتی افکار خود را به اشتراک بگذارند. این کتاب توضیح می‌دهد که چگونه مدیر می‌تواند از تکنیک‌های تسهیل‌گری استفاده کند تا همه اعضا در جلسه مشارکت فعال داشته باشند و ایده‌ها و راهکارها به بهترین شکل ممکن مطرح شوند.

7. ارزیابی و پیگیری نتایج جلسات:

پس از هر جلسه، باید یک فرآیند ارزیابی انجام شود تا مشخص شود که اهداف جلسه برآورده شده‌اند یا نه. همچنین، پیگیری دقیق اقدامات پس از جلسه می‌تواند اطمینان حاصل کند که نتایج جلسه به درستی اجرا می‌شوند.

 پیام‌های کلیدی کتاب:

جلسات باید زمان‌بندی‌شده و متمرکز باشند: هدف از جلسات باید تعیین‌شده و زمان‌برگزاری باید محدود باشد.

استفاده از زمان‌های کوتاه برای تصمیم‌گیری‌های سریع: جلسات باید سریع و مؤثر باشند تا تصمیمات در کمترین زمان ممکن اتخاذ شوند.

برگزاری جلسات با هدف خاص: هر جلسه باید یک هدف مشخص داشته باشد تا تیم بتواند در راستای آن حرکت کند.

پیگیری پس از جلسه: پیگیری و ارزیابی نتایج جلسه از اهمیت زیادی برخوردار است تا اطمینان حاصل شود که تصمیمات به درستی اجرا می‌شوند.

 این کتاب برای چه کسانی مناسب است؟

مدیران و رهبران تیم‌ها که می‌خواهند جلسات مؤثر و کوتاه‌تر برگزار کنند.

مدیران پروژه که باید به سرعت تصمیمات کلیدی را در جلسات بگیرند.

مدیران منابع انسانی و افرادی که مسئولیت مدیریت تیم‌های مختلف را بر عهده دارند.

کارآفرینان و استارتاپ‌ها که به دنبال بهینه‌سازی زمان و منابع خود هستند.

 نتیجه‌گیری:

کتاب «مدیر ۲۰ دقیقه‌ای برگزاری جلسات» یک راهنمای عملی و کاربردی برای برگزاری جلسات سریع، مؤثر و زمان‌بَر است. با پیروی از نکات و روش‌های این کتاب، مدیران می‌توانند جلسات خود را به شکلی مؤثرتر و کارآمدتر برگزار کرده و از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری کنند.

اگر شما هم به دنبال بهینه‌سازی جلسات خود و افزایش کارآیی تیم‌ها هستید، این کتاب می‌تواند ابزارهای مفیدی در اختیار شما قرار دهد.این کتاب ، در پنجره هم اکنون در دسترس شماست

پنجره بازار جامع آنلاین خرید و فروش کتاب